Contoh Surat Izin Pemakaian Kendaraan Dinas – Setiap instansi yang memiliki kendaraan dinas pastinya akan memiliki regulasi tersendiri untuk cara pemakaiannya.
Namun semua instansi akan tetap memerlukan surat izin sebelum penggunaannya. Bagi yang belum tahu, maka akan diberikan rincian contoh surat izin pemakaian kendaraan dinas yang bisa dimanfaatkan.
Golongan surat izin seperti ini bukanlah surat yang bisa dibuat sembarangan. Karena sifatnya yang formal, maka rincian dan proses pembuatannya tentu harus disesuaikan dengan kaidah yang benar. Jika penasaran bagaimana contoh suratnya yang tepat, simak detail uraian berikut ini:
Contoh Surat Izin Pakai Kendaraan Dinas Perusahaan
Suatu perusahaan yang sudah memiliki kendaraan dinas, biasanya akan difungsikan oleh karyawannya untuk berbagai kegiatan lapang.
Namun untuk memanfaatkan kendaraan ini, dibutuhkan surat izin tertulis yang jelas dan terstruktur formal tanpa ada bagian yang terlewat.
Oleh karenanya, surat semacam ini harus dibuat dengan baik tanpa ada bagian yang disepelekan atau sengaja disalahkan. Apabila proses pembuatannya tepat, maka pihak perusahaan akan lebih mudah dalam menerima perizinan pemakaian kendaraan tersebut.
Sebenarnya susunan surat untuk kebutuhan ini tidaklah sulit. Setiap perusahaan juga biasanya memiliki detail tersendiri dalam suratnya. Namun jika tidak memiliki contoh surat izin pemakaian kendaraan dinas yang tepat, maka bisa memanfaatkan rincian surat berikut ini:
Surabaya, 12 Agustus 2022
Nomor: XXX.
Lampiran: -.
Perihal: perizinan peminjaman mobil kantor.
Yth. Pimpinan Sania Corp
di Tempat
Tanpa mengurangi rincian hormat,
Sehubungan dengan akan digerakkannya “Kontraktor Visit” pada tanggal 15 Agustus 2022, kami selaku pihak panitia pelaksana kegiatan tersebut mengajukan susunan permohonan peminjaman mobil Sania Corp guna kelancaran pelaksanaan kegiatan yang telah dirinci dan digerakkan tersebut.
Cukup sekian yang bisa kami haturkan. Atas segala keputusan yang akan diinformasikan, kami haturkan terima kasih.
Hormat kami,
Arman Syamsuri
Rincian surat yang dibuat memang tidak perlu bertele-tele dan rumit. Masukkan saja tujuan dan tanggal penggunaannya secara jelas.
Apabila ingin meminjam kendaraan untuk beberapa hari, maka tanggalnya juga bisa di rincikan secara jelas sampai tanggal pengembaliannya.
Apabila semua bagian dirincikan dengan baik, maka semua detail yang ada dalam surat bisa dipahami dengan baik oleh pihak pimpinan perusahaan.
Oleh sebab itu, segala aspek di dalam suratnya tidak perlu terlalu panjang, namun hanya perlu singkat dan jelas.
Baca Juga: Contoh Surat Izin Suami Untuk Melamar Kerja
Contoh Surat Izin Pakai Kendaraan Kantor Pemerintahan
Jika ada suatu kegiatan yang membutuhkan kendaraan kantor pemerintahan, maka surat peminjaman juga bisa dibuat.
Karena suratnya akan diajukan ke pihak pemerintahan, maka sifatnya juga masih sama formal dan tidak bisa dibuat dengan struktur yang sembarangan atau serampangan.
Setiap detail suratnya harus dirincikan dengan baik sampai ke bagian terdalamnya. Apabila ada bagian yang disepelekan, maka segala prosesnya akan sangat berkaitan dengan hasilnya. Untuk mengetahui contoh surat izin pemakaian kendaraan dinas, simak detail berikut ini:
Nomor: XXX.
Perihal: permohonan peminjaman mobil.
Jakarta, 15 Agustus 2022
Yth. Kepala Humas Dinas Pendidikan Jakarta
Tanpa mengurangi untaian hormat,
Bersama surat ini kami untaikan informasi jelas bahwa golongan Tim Riset Pendidikan dari Dinas Pendidikan Jakarta akan mengadakan kunjungan dinas ke Universitas XXX yang akan digerakkan pada:
Hari/tanggal pelaksanaan proses: Senin, 20 Agustus 2022.
Waktu detail: 08.00 sampai selesai.
Tempat: Universitas XXX.
Acara: pengenalan program dinas pendidikan yang baru.
Maka demi kelancaran kunjungan dinas ini, kami bermaksud untuk meminjam kendaraan dinas operasional yang berkapasitas lima orang untuk keperluan transportasi selama kegiatan tersebut.
Cukup sekian yang bisa kami haturkan dan rincikan. Untuk perizinan dan restu yang diberikan, kami untaikan terima kasih.
Hormat kami,
Bagian Administrasi Dinas Pendidikan Jakarta
Indah Krisnawati
Rincian contoh di atas tentunya bisa dikombinasikan dengan kantor terkait dan tujuan yang disesuaikan. Namun pastikan semua bagiannya tetap ada dan tetap dimasukkan secara lengkap. Dengan demikian, isi dari suratnya akan tetap lengkap tanpa ada bagian yang terlewat.
Baca Juga: Contoh Surat Izin Cuti Melahirkan
Contoh Surat Peminjaman Mobil Pemda
Jika memiliki suatu kepentingan dan memungkinkan untuk meminjam mobil dinas dari pemda, maka prosesnya bisa diajukan dengan surat yang jelas.
Dengan mengirimkan surat yang jelas, maka pihak pemda bisa mengetahui rincian kegiatan dan fungsi kendaraannya.
Masih seperti yang lainnya, contoh surat izin pemakaian kendaraan dinas satu ini juga masih formal dan harus dibuat dengan baku.
Jangan sampai bagian dalam suratnya dibuat dengan tidak penuh pertimbangan. Hal ini bisa membuat peminjamannya ditolak. Berikut rincian contohnya:
PERMOHONAN PEMINJAMAN MOBIL DINAS
Saya yang membubuhkan struktur tanda tangan di bawah ini mengajukan rincian permohonan pinjam mobil dinas Pemda Provinsi XXX.
Fakultas: Pendidikan Universitas XXX.
Nama dan NIP: Yulia Rahmadi (XXX).
Dipakai tanggal: 15 Agustus 2022 pukul 08.00 WIB.
Kembali tanggal: 15 Agustus 2022 pukul 16.00 WIB.
Jenis mobil: Toyota Innova.
Pengemudi: Samsudi.
Keperluan Peminjaman: ….
Dengan ketentuan risiko apabila terjadi sesuatu di jalan, risiko biaya BBM, pengemudi, dan perawatan selama dalam pemakaian ditanggung oleh peminjam dan mencucikan mobil setelah dipakai.
Disetujui oleh peminjam,
Arbani Yahya
Untuk golongan contoh surat yang satu ini juga harus disesuaikan dengan golongan kebutuhan masing-masing pihak. Biasanya, pemda yang memperbolehkan perizinan seperti ini akan memiliki kepentingan dalam kegiatan yang akan dijalankan tersebut secara kompleks.
Oleh sebab itu, pembuatan suratnya juga harus jelas dan tidak bisa sembarangan. Pemda tentu memiliki banyak kewenangan untuk menolak dan tidak mengizinkan perizinannya. Oleh karenanya setiap bagian di atas harus diisi dengan baik sesuai kenyataan.
Baca Juga: Contoh Surat Izin Mendirikan Komunitas
Contoh Surat Izin Pinjam Kendaraan Dinas TNI
Pada beberapa kegiatan, biasanya akan dibutuhkan kendaraan besar yang tidak dimiliki oleh sembarang pihak. Sebagai contoh saat ada kegiatan yang membutuhkan truk aman, dan yang memiliki golongan truk seperti ini adalah pihak TNI.
Maka dari itu, proses peminjamannya harus dilakukan dengan jelas dan terkonsep formal. Untuk proses pembuatannya juga harus disesuaikan dengan kaidah pembuatan surat yang sudah ditentukan oleh pihak penyelenggara acara. Berikut susunan contoh yang bisa dipakai:
PANITIA ACARA
KEMAH MAHASISWA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS CENDANA PRAKASA
Bandung, 15 Agustus 2022
Nomor: XXX.
Lampiran: –
Perihal: permohonan peminjaman truk.
Yth: SAT. Brimob Bandung
di tempat
Sehubungan dengan akan diadakannya kemah mahasiswa fakultas ekonomi Universitas Cendana Prakasa yang akan diadakan pada:
Hari/tanggal kegiatan: Jumat, 25 Agustus 2022 sampai dengan Minggu, 27 Agustus 2022.
Tempat: Bumi Perkemahan Nusantara Utara, Bandung.
Kami selaku panitia pelaksana kegiatan mengajukan rincian permohonan peminjaman tiga unit truk kepada SAT. Brimob Bandung sebagai transportasi para peserta demi kelancaran bagian pelaksanaan kegiatan tersebut.
Cukup sekian yang bisa kami informasikan dan ajukan. Atas segala aspek yang nantinya diputuskan, kami untaikan ucapan terima kasih.
Panitia pelaksana
Ketua pelaksana
Dimas Anugrah
Sekretaris
Sintia Rahmita
Surat yang satu ini bisa langsung diadopsi secara struktur dan fungsinya. Namun untuk detail-detail lainnya harus diubah dan disesuaikan dengan golongan kebutuhan masing-masing.
Semakin baik pembuatan suratnya, maka pihak terkait juga bisa meminjamkan kendaraannya dengan mudah.
Semua contoh surat izin pemakaian kendaraan dinas yang ada di atas tentunya bisa langsung diikuti. Biasanya instansi sudah menyediakan format pasti untuk surat ini.
Namun jika tidak ada struktur yang pasti, maka rincian di atas bisa difungsikan atau dimanfaatkan untuk prosesnya.