Contoh Surat Niaga – Surat niaga adalah golongan surat yang dibuat dalam kegiatan bisnis. Jadi sebenarnya, surat niaga ini akan sangat penting untuk dipahami para pemilik usaha. Jika masih bingung bagaimana cara membuatnya, maka bisa melihat contoh surat niaga yang akan dijabarkan.
Jika dirinci, maka surat niaga ini memiliki banyak golongan. Ada surat niaga untuk menawarkan produk, menawarkan harga, pemesanan barang, dan yang lainnya. Jadi jika ditanya bagaimana contohnya, maka akan ada banyak tujuan berbeda yang bisa dituliskan.
Namun setiap contoh memiliki susunan surat yang tidak jauh berbeda. Struktur pembedanya hanya ada pada bagian isi surat yang dirincikan. Penasaran bagaimana contoh-contoh yang bisa diikuti sesuai dengan tujuannya? Untuk mengetahuinya, simak rincian dan susunan yang ada di bawah ini:
1. Surat Niaga untuk Menawarkan Barang
Mungkin bagi pengusaha yang memiliki produk yang dijual, melakukan pengiriman surat penawaran barang bukan lagi proses yang aneh. Saat ini sudah banyak pemilik perusahaan penyedia barang mengirimkan surat penawaran barang untuk menggaet konsumen baru.
Oleh karenanya, surat niaga dengan tujuan menawarkan barang bisa dijadikan pilihan utama untuk dijalankan. Jika tidak tahu bagaimana cara membuatnya, maka contoh surat niaga kali ini bisa dijadikan referensi utama. Untuk mengetahui detail susunanya, pahami contoh berikut ini:
PT SYIFA JAYA
Jl. Kauman No. 66
Jakarta, 25 Agustus 2022
Nomor: XXX.
Hal: penawaran barang.
Lampiran: 1 halaman.
Yth. Pimpinan PT Jaya Medika
di tempat
Tanpa mengurangi untaian rasa hormat,
Berdasarkan informasi yang kami peroleh, PT Jaya Medika tengah mencari perusahaan penyedia furniture untuk di pasang di kantor cabang terbaru. Oleh karenanya, kami menawarkan produk furniture kantor milik kami yang bisa Bapak/Ibu pimpinan pilih untuk difungsikan.
Kami sudah memiliki banyak pengalaman untuk menjalankan layanan yang sama di beberapa kantor besar. Kualitas furniture yang kami sediakan juga sangat mumpuni dan tahan lama.
Kalau Bapak/Ibu ingin desain terbaru, maka kami juga sudah menyediakan layanan untuk membuat struktur baru. Semua layanan ini bisa Bapak/Ibu pimpinan dapatkan dengan harga yang terjangkau. Dengan demikian, golongan manfaatkan kompleks bisa didapatkan dengan mudah.
Layanan yang kami berikan juga terkonsep sangat ramah dan bisa membantu dengan sangat baik. Apabila Bapak/Ibu akan mulai memanfaatkan layanan kami, maka sudah ada kontak yang kami lampirkan.
Selain itu, kami juga sudah berikan daftar layanan dan produk yang kai jual. Besar harapan kami agar Bapak/Ibu memberikan konfirmasi berupa kabar baik.
Hormat kami,
Agustin Pangastuti.
Baca Juga: Contoh Surat Penawaran Barang Elektronik
2. Surat Niaga untuk Memesan Barang
Selain surat niaga untuk menawarkan barang, surat niaga lain yang bisa dikirim adalah surat dengan tujuan melakukan pemesanan barang. Biasanya, surat seperti ini adalah surat tindak lanjut dari penawaran barang yang sudah dilakukan oleh pihak pertama.
Namun meski tidak ada surat penawaran di awal, surat pemesanan barang ini tetap bisa dibuat dan dikirimkan. Susunannya sebenarnya tidak jauh berbeda, hanya saja tujuannya harus dimasukkan dengan jelas. Inilah contoh surat niaga dan susunan lengkap yang bisa diikuti:
SMA ANTONIUS
Jl. Merdeka No. 12
Bandung, 25 Agustus 2022
Nomor: XXX.
Hal: pemesanan barang.
Lampiran: 1 halaman.
Yth. Pimpinan PT Media Elektronika
di tempat
Menindaklanjuti surat penawaran yang sudah Bapak/Ibu pimpinan kirimkan, kami dai SMA Antonius ingin memesan PC untuk kebutuhan ujian.
Jenis atau merk, spesifikasi, serta harga yang kami butuhkan sudah kami rincikan dalam daftar lampiran. Jumlah yang kami butuhkan juga sudah ada.
Kemudian untuk penawaran layanan tambahan seperti yang sudah dilampirkan dalam surat penawaran, kami juga berencana untuk memanfaatkannya. Jadi selain penyediaan barang, kami juga berharap PT Media Elektronika bisa membantu untuk proses instalasinya.
Karena ujian akan dilaksanakan pada tanggal 1 Oktober 2022, maka besar harapan kami semua proses perjanjian akan dilaksanakan paling lambat tanggal 15 September 2022. Kami menunggu konfirmasi dari Bapak/Ibu pimpinan sesegera mungkin.
Hormat kami,
Yulia Widaninggar.
3. Surat Niaga untuk Mengingatkan Tenggat Pembayaran
Surat niaga lain yang sering dibuat adalah surat dengan tujuan untuk mengingatkan tenggat pembayaran. Karena tujuannya adalah untuk mengingatkan, biasanya data berupa tanggal harus dimasukkan dalam suratnya secara jelas dan detail.
Dengan demikian, penerima surat bisa membaca dan memahaminya dengan baik. Penasaran seperti apa contoh surat niaga yang bisa difungsikan untuk mengingatkan tenggat pembayaran? Pahami detail berikut ini untuk memahami susunan suratnya:
PT ANGKASA MEDIKA
Jl. Kartini No. 12
Semarang, 25 Agustus 2022
Nomor: XXX.
Hal: pengingat tenggat pembayaran.
Lampiran: 1 halaman.
Yth. Pimpinan Klinik Yemima Utama
di tempat
Tanpa mengurangi nilai hormat,
Kami selaku perusahaan penyedia alat kesehatan ingin menginformasikan tenggat pembayaran alat kesehatan yang sudah dibeli Klinik Yemima Utama.
Berdasarkan data yang kami miliki, Klinik Yemima Utama melakukan perjanjian pembelian alkes dengan kami untuk dibayarkan paling lambat 1 September 2022. Oleh sebab itu, kami menginformasikan bahwa tenggat tanggal tersebut akan segera tiba.
Dengan demikian, besar harapan kami Bapak/Ibu pimpinan Klinik Yemima Utama untuk segera melakukan pembayaran. Sesuai dengan perjanjian awal, tenggat pembayaran masih sama di tanggal tersebut.
Apabila nantinya proses pembayaran tidak diselesaikan di tanggal yang sudah ditentukan, maka sanksi sesuai dengan surat perjanjian akan segera dijalankan. Besar harapan kami agar Bapak/Ibu segera melakukan pertimbangan dengan baik.
Hormat kami,
Frans Utomo.
Baca Juga: Contoh Surat Penawaran Dalam Bahasa Inggris
4. Surat Niaga untuk Pengaduan
Golongan contoh surat niaga lain yang mungkin dibuat adalah surat dengan tujuan pengaduan. Biasanya, surat semacam ini dikirimkan pihak konsumen kepada pihak penyedia jasa atau barang yang mengalami kecacatan atau malfungsi setelah dilakukan perjanjian pembelian.
Dengan adanya surat pengaduan ini, biasanya sudah ada perjanjian garansi di awal. Agar proses pengaduannya bisa segera ditindaklanjuti, maka jangan terlalu lama mengirim surat pengaduan sejak awal pembelian produk. Berikut rincian contoh yang bisa dipakai:
ANISUA CORP
Jl. Atma Jaya No. 45
Surabaya, 25 Agustus 2022
Nomor: XXX.
Hal: pengaduan barang cacat.
Lampiran: 1 halaman.
Yth. Pimpinan PT Julio Mitra
di tempat
Tanpa mengurangi untaian nilai hormat,
Kami selaku pihak pembeli peralatan kantor dari PT Julio Mitra ingin mengajukan pengaduan barang catat.
Berdasarkan data yang kami kumpulkan, banyak barang dari pengiriman ketiga yang mengalami kecacatan. Untuk data lengkapnya sudah kami lampirkan dalam data lampiran.
Sesuai dengan surat perjanjian awal yang sudah dibuat, jika ada barang yang cacat akan segera diganti, maka kami ingin meminta proses tindak lanjut yang tepat.
Karena barang-barang tersebut segera difungsikan, maka besar harapan kami agar proses tindak lanjutnya bisa segera dijalankan.
Mungkin cukup sekian informasi lanjutan yang bisa kami kirimkan. Semoga Bapak/Ibu bisa segera menjalankan tugas dan bisa segera mengirimkan barang baru kepada kami dengan kualitas yang lebih baik.
Hormat kami,
Angga Sasongko.
5. Surat Niaga untuk Konfirmasi Perjanjian Jual-Beli
Selain semua golongan contoh di atas, ada juga surat niaga yang fungsinya untuk konfirmasi perjanjian jual-beli.
Biasanya, surat semacam ini akan dikirimkan setelah adanya surat perjanjian kerja sama di bagian awal. Kemudian, surat ini bisa dikirimkan sebagai bahan konfirmasi.
Agar proses tindak lanjutnya berjalan dengan tepat, maka pastikan untuk memasukkan beberapa syarat kerja sama di dalam suratnya.
Dengan demikian, pihak terkait bisa segera membuat susunan MOU dengan cepat. Sedangkan untuk struktur contoh surat niaga yang bisa dipakai, lihat susunan berikut:
DREAM WEDDING
Jl. Utama Praya No. 109
Solo, 25 Agustus 2022
Nomor: XXX.
Hal: konfirmasi perjanjian jual-beli.
Lampiran: 1 bundel.
Yth. Pimpinan Jasmine Flowers
di tempat
Menindaklanjuti surat penawaran jual-beli yang dikirimkan oleh Yasmine Flowers, kami ingin melakukan konfirmasi untuk perjanjian jual-beli yang sudah kami setujui. Kami sangat tertarik dengan produk-produk dan paket layanan yang sudah ditawarkan sebelumnya.
Oleh karenanya, kami ingin segera memulai perjanjian jual-beli untuk proyek-proyek lanjutan yang akan kami jalankan. Sebagai langkah awal, kami ingin mengajukan beberapa syarat sebelum MOU dilakukan. Berikut beberapa diantaranya:
- Pihak Jasmine Flower harus menyerahkan MOU paling lambat tanggal 1 September 2022.
- Ketersediaan produk bunga harus mampu menyesuaikan permintaan kami.
- Kualitas bunga harus sesuai dengan kebutuhan tanpa ada bagian yang cacat.
- Semua pelayanan bunga baik itu pengiriman hingga pemasangan harus dilakukan oleh Yasmine Flowers bahkan sampai tahap perawatannya.
Mungkin beberapa detail tersebut harus dimasukkan dalam MOU awal. Sedangkan untuk poin syarat lain bisa ditambahkan saat proses perjanjian awal dilakukan. Mungkin cukup sekian yang dapat kami utarakan.
Hormat kami,
Annisa Fahriana.
Baca Juga: Contoh Surat Penawaran Jasa
6. Surat Niaga untuk Menolak Penawaran
Golongan contoh surat niaga terakhir yang akan diberikan adalah surat niaga dengan tujuan untuk menolak penawaran. Biasanya, surat ini dikirimkan karena layanan atau aspek lain yang ditawarkan tidak sesuai dengan golongan kebutuhan.
Agar tetap terjalin rasa hormat yang baik, maka surat penolakan yang formal juga harus diserahkan sebagai bentuk balasan yang baik. Namun untuk membuatnya, diperlukan susunan surat yang sesuai dan tidak asal-asalan. Berikut contoh susunan yang bisa diterapkan:
PT SEMESTA PUTRA
Jl. Cempaka No. 11
Denpasar, 25 Agustus 2022
Nomor: XXX.
Hal: penolakan penawaran.
Lampiran: -.
Yth. Pimpinan Farm Design
di tempat
Tanpa mengurangi untaian nilai hormat,
Sebelumnya kami ingin mengucapkan untaian rasa terima kasih yang sangat besar atas tawaran jasa pembuatan arsitektur untuk gedung terbaru kami.
Namun berdasarkan data yang sudah Bapak/Ibu pimpinan kirimkan, kami masih belum tertarik untuk memanfaatkan jasa yang sudah ditawarkan.
Hal ini dikarenakan design yang sudah dikirimkan kurang cocok dengan keinginan dan kesesuaian fungsi kerja di kantor kami. Dengan demikian, kami belum bisa menerima tawaran Bapak/Ibu pimpinan.
Namun untuk keberlanjutan program lainnya, tidak menutup kemungkinan kami akan menerima tawaran Bapak/Ibu dengan golongan design yang berbeda.
Mungkin cukup sekian yang bisa kami haturkan. Atas kesempatannya, kami untaikan rasa terima kasih yang sangat besar.
Hormat kami,
Angga yustika.
Demikianlah beberapa susunan contoh surat niaga yang bisa dijadikan pedoman dasar atau referensi untuk pembuatannya. Dengan adanya contoh-contoh di atas, maka siapa saja bisa mulai membuatnya sesuai dengan tujuan masing-masing pihak. Jadi tidak perlu bingung lagi bagaimana cara membuat susunannya.
Namun untuk meminimalisir kesalahan, pastikan setiap bagiannya didata dengan baik dan dimasukkan dalam surat secara menyeluruh. Apabila semua bagiannya sudah diisikan dengan baik, maka proses pembuatannya bisa lengkap dan bisa diterima pihak lain tanpa ada masalah.